Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, bạn đã suy nghĩ về việc đối phó với thiên tai chưa? Dù rằng đây là điều mà hầu hết chúng ta không ai muốn nghĩ đến – và cũng có vẻ như không ai tin có thể sẽ xảy ra – nó vẫn là một vấn đề quan trọng cần được dự trù. Nếu bạn chưa có sự chuẩn bị, đó có thể là dấu chấm hết cho việc kinh doanh của bạn, tùy thuộc vào loại thiên tai và mức độ thiệt hại mà nó gây ra. Thậm chí đơn giản như là mưa đá cũng có thể gây ra thiệt hại cực kỳ nghiêm trọng.
Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định những khả năng rủi ro ở khu vực của bạn. Ví dụ, bạn kinh doanh tại vùng thường xuyên có động đất, đó chính là thứ bạn cần tập trung để xây dựng kế hoạch đối phó thiên tai của mình.
Sau đây là những điều hữu ích bổ sung cho doanh nghiệp của bạn trong việc đối phó với thiên tai từ tự nhiên.
1. Chọn một người chỉ huy
Bạn nên có một đội ngũ để cắt cử xử lý tình huống có thảm họa tự nhiên xảy ra. Điều quan trọng nữa là chọn người lãnh đạo, và người đó phải là người mà nhân viên của bạn nể trọng và sẽ nghe theo trong trường hợp xuất hiện thảm họa. Đây không phải là một vị trí chỉ làm việc khi có thiên tai. Người trưởng nhóm của bạn sẽ đảm trách nhiều nhiệm vụ, bao gồm xây dựng kế hoạch khắc phục hậu quả, gặp gỡ thường xuyên với nhân viên, đào tạo kỹ năng xử lý, học cách xác định thiệt hại tài sản thương mại, gửi yêu cầu bảo hiểm, v.v...
2. Xác định nguồn lực
Bạn, và trưởng nhóm xử lý thảm họa phải nhận định được tất cả tài nguyên mà doanh nghiệp có trong trường hợp thiên tai. Đó có thể gồm có các công ty bảo hiểm (bạn sẽ cần nhận được báo giá bảo hiểm cho bảo hiểm thiên tai), luật sư hoặc cố vấn, tổ chức chính phủ, v.v...
Một số nguồn tốt nhất bạn cần biết để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước thiên tai:
3. Nhìn vào bức tranh tổng thể
Khi bạn cùng người dẫn dắt soạn thảo ra một kế hoạch khẩn cấp, bạn cần xem xét nhiều hơn phạm vi địa lý của bạn. Những điều đó bao gồm khu vực của khách hàng, khu vực của nhà cung cấp và đại lý, v.v... Bạn cũng sẽ cần phải có kế hoạch dự phòng sẵn cho trường hợp có bất kỳ nhà cung cấp nào rời vào khu vực có thảm họa. Về cơ bản, kế hoạch thảm họa của bạn nên bao hàm được hết những việc làm cần thiết khi các doanh nghiệp và đối tác của bạn có thể nằm trong vùng có thiên tai.
4. Giữ đường dây điện thoại luôn mở
Trong trường hợp xảy ra tai họa tự nhiên, điều quan trọng là nhân viên của bạn được an toàn, cả khi họ sẽ không trở lại làm việc. Hãy chắc chắn rằng bạn có một danh sách đầy đủ thông tin của tất cả nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, v.v... bao gồm các thông tin liên lạc và hãy cập nhật danh sách đó thường xuyên. Cần giữ một đường dây điện thoại hoạt động trong khi xảy ra thảm họa, nhờ đó các người nhân viên có thể gọi điện để trao đổi về những việc cần làm. Hãy tạo ra một hệ thống sơ đồ cây điện thoại (“phone tree”), hệ thống tự động này sẽ giúp giảm bớt sự quá tải đường dây điện thoại.
5. Không dừng hoạt động làm việc
Bạn và nhân viên của bạn không thể đến nơi làm việc, điều đó không có nghĩa là tất cả công việc phải dừng lại. Có rất nhiều loại công việc có thể được thực hiện từ bất cứ nơi nào khác. Xác định những công việc mà bạn và nhiên viên có thể làm được từ xa trong thời gian xảy ra thiên tai. Theo cách đó, việc kinh doanh sẽ không bị chững lại quá nhiều. Hơn nữa, khi giao cho nhân viên một việc gì đó để làm, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn rằng doanh nghiệp vẫn an toàn và rằng họ sẽ quay lại làm việc sau thảm họa.
Nguồn ảnh bìa: LoraPalner từ pixabay.com