Cách thức chúng ta sử dụng ngôn ngữ có thể giúp chúng ta truyền đạt ngữ cảnh, cảm giác và cảm xúc tới người nghe. Bất kể là văn nói hay văn viết, những lời lẽ mà chúng ta sử dụng đều có những cách nhất định để diễn tả rõ những ý tưởng và ý kiến mà chúng ta muốn giao tiếp với nhau và có hai loại từ ngữ phân biệt rất rạch ròi: từ ngữ cứng và từ ngữ mềm.

Từ ngữ cứng là những từ ngắn gọn với ít chữ cái hơn, nghe có vẻ sắc gọn và đanh thép. Khi sử dụng những từ loại này, chúng ta đang muốn phản ánh một tính chất chắc chắn và dứt khoát cùng một cách thức để làm sáng tỏ vấn đề. Các ví dụ cho từ ngữ cứng là: "đơn giản", "đúng", "khó", "chấp nhận", hay "cùng một lúc".

Trái lại, từ ngữ mềm thường có xu hướng chứa nhiều chữ cái và âm tiết hơn, nghe lịch thiệp hơn và phản ánh một cảm giác nhẹ nhàng, tinh tế. Các ví dụ cho từ ngữ mềm là: "khó khăn", "không phức tạp", "hợp lệ", "ghi nhận" hay "đồng thời".

Từ ngữ cứng bắt nguồn từ tiếng Anh Cổ, tức di sản của thời Anglo-Saxon. Vào thời đó, ngôn ngữ tiếng Anh có vô vàn những từ để thực hiện chức năng ngữ pháp như giới từ và liên từ, nhiều từ trong số đó là những từ ngắn, sắc gọn với một âm tiết.

Tuy nhiên, sau cuộc xâm lược của Pháp vào nước Anh năm 1066, những từ ngữ cứng nhắc kiểu Anglo-Saxon này trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều do ảnh hưởng của ngôn ngữ tiếng Pháp. Bởi lẽ ngôn ngữ của tòa án, chính phủ và tầng lớp địa vị cao bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi tiếng của miền Bắc nước Pháp (Norman French), nên tiếng Anh Cổ truyền thống đã thấm đượm những từ mềm mại và mang tính gợi tả nhiều hơn mà chúng ta đang sử dụng ngày nay. Cùng với thời gian, có thêm nhiều ảnh hưởng lên tiếng Anh bắt nguồn từ tiếng Latin và tiếng Hi Lạp dẫn đến việc tiếng Anh dần chuyển biến, với vốn từ vựng mềm mại hơn và ngữ pháp ít phức tạp hơn.

Từ ngữ Cứng so với từ ngữ Mềm

Có những lợi thế cũng như điểm bất lợi đối với loại từ ngữ mà chúng ta sử dụng, bất kể đó là loại nào.

Từ ngữ Cứng thì sắc bén nhưng khô khan

Cái hay của việc dùng từ ngữ cứng là ở chỗ chúng ngắn gọn, sắc và súc tích, nghĩa là chúng tạo ra tính hùng hồn có ích đối với việc làm cho những thông điệp quan trọng và có tầm ảnh hưởng lớn trở nên rõ ràng.

Tuy nhiên điểm bất lợi của từ ngữ cứng là chúng thường nghe có vẻ cứng nhắc và vô cảm, thường biểu thị một mệnh lệnh gay gắt. Khi nói đến việc dạy bảo con trẻ, các bậc cha mẹ nhiều khả năng sẽ dùng từ ngữ cứng để thể hiện ý định của mình về những hành vi không được phép, bởi đây là những từ dễ hiểu nhất đối với trẻ con và do đó khiến chúng phải sửa lại những hành vi không đúng của mình. Song tính cứng nhắc của những từ này có thể khuyến khích trẻ con tiếp diễn hành vi xấu do những cảm giác tiêu cực được truyền tải thông qua những từ ngữ loại này.

Từ ngữ Mềm thì lịch thiệp nhưng mờ nhạt

Từ ngữ mềm có khả năng làm dịu bớt những lời phát biểu cứng rắn, nhờ đó có khả năng cho phép người nghe dễ hiểu và dễ chấp nhận hơn. Song khuyết điểm của từ ngữ mềm là chúng có thể tạo cảm giác như là dài dòng và làm phân tâm khiến người khác khó nắm bắt được những điểm chính mà bạn muốn truyền đạt. Điều đó rốt cuộc có thể làm giảm tính hùng hồn mà bạn cần có để truyền đi những thông điệp quan trọng.

Các chính phủ, chính quyền và các tổ chức lớn thường sử dụng từ ngữ mềm trong các thông báo công cộng hay các buổi họp báo bởi nó giúp làm giảm những lời than phiền từ phía công chúng. Từ ngữ mềm là một cách để làm cho lời nói nghe có vẻ nhã nhặn, tinh tế và có trách nhiệm mà không gây chia rẽ sự đồng lòng chung. Tuy nhiên những từ này có thể bị rơi vào trừu tượng và sáo rỗng - nói cách khác, chúng nghe thì hay nhưng lại chẳng giúp được gì trong việc thẳng thắn chỉ ra những vấn đề cụ thể.

Khi ngôn từ bị đặt sai chổ

Vậy chuyện gì sẽ xảy ra nếu chúng ta hoán đổi những tình huống mà lẽ ra cần dùng đến từ ngữ cứng hoặc mềm?

Nếu các bậc cha mẹ dự định sẽ chỉ dùng từ ngữ mềm để rèn kỉ luật cho con cái, nhiều khả năng là chúng sẽ vẫn trở nên khó bảo bởi chúng còn quá nhỏ nên không thể hành xử đúng mà không cần dùng đến các quy tắc cũng như một thứ ngôn ngữ và giọng điệu nghiêm khắc hơn.

Cũng vậy, nếu chính phủ và chính quyền chỉ sử dụng từ ngữ cứng để giải quyết việc tương tác với công chúng, thì đúng là họ sẽ có các thông tin thực tế được truyền đi một cách rõ ràng, song họ cũng phải trả giá ở chỗ người nghe sẽ không chấp nhận những sự thật gay gắt hoặc là lời nói của họ xúc phạm đến những nhóm người nhất định trong cộng đồng.

Từ ngữ Cứng và Mềm dùng cùng nhau là cách kết hợp tốt nhất

Hình thức tối ưu để giao tiếp và để các thông điệp hay vấn đề mà bạn muốn nói được truyền đi một cách hiệu quả là hãy sử dụng cả hai loại từ ngữ tùy thuộc vào việc người nghe đang tiếp nhận điều bạn nói ra sao.

Công thức hiệu quả nhất là, nói chung, hãy sử dụng từ ngữ cứng nhiều hơn từ ngữ mềm. Điều này giúp tận dụng được lợi thế của bất kì hàm ý gay gắt nào đồng thời tránh được những ngôn từ trừu tượng làm phân tâm và trì hoãn vấn đề chính của bạn.

Khi bạn cần truyền tải thông điệp hùng hồn hoặc khi bạn muốn thông tin phải súc tích và trực tiếp, thì từ ngữ cứng là lựa chọn tốt nhất. Nhưng nếu bạn thấy thông điệp của mình quá khô khan vô cảm, đang đi theo hướng khó tiếp nhận đối với người nghe hoặc không được người nghe hiểu rõ, thì đó là lúc nên đưa vào những từ ngữ mềm.

Một trong những người thành công nhất của thế hệ chúng ta là Steve Jobs. Không chỉ là người tiên phong trong việc làm thay đổi toàn bộ lĩnh vực của mình, ông còn biết cách giao tiếp hiệu quả với khán giả bằng cách sử dụng cả từ ngữ cứng lẫn mềm.

Trong lời nói của mình, Jobs đã thể hiện sự thiên tài về việc dùng những từ ngắn nhưng hùng hồn để kể câu chuyện của mình song vẫn xen vào một loạt đa dạng những từ ngữ mềm để tạo ra một nhịp điệu giúp người nghe dễ nắm bắt được và dễ hiểu hơn.

Vậy hãy sử dụng khái niệm về từ ngữ cứng và từ ngữ mềm trong cuộc sống hằng ngày của bạn. Hãy ý thức hơn và thận trọng hơn với loại từ ngữ mà mình đang dùng và mức độ hiệu quả của chúng trong việc làm cho ý tưởng của bạn trở nên rõ ràng với mọi người.

Một công cụ tuyệt vời là hãy viết ra những từ mà bạn thường xuyên sử dụng nhất và hãy xác định độ cứng hay mềm của chúng. Sau đó bạn có thể sử dụng điều này để đánh giá hiệu quả và thay đổi cách kết hợp từ ngữ cứng mềm của mình để trở thành một người giao tiếp giỏi hơn, và xem mọi người bắt đầu phản hồi lại theo cách cho thấy họ đã tiếp nhận tốt hơn thông điệp của bạn.