“Tôi biết bạn nghĩ là bạn hiểu những gì bạn nghĩ tôi đã nói nhưng tôi không chắc bạn nhận ra rằng những gì bạn nghe không phải là điều mà tôi muốn nói”.
Một trò đùa cũ rích, nhưng đau thật.
Mặc dù nhân loại ít nhiều đã phát minh ra giao tiếp ngôn ngữ, chúng ta vẫn không giỏi về điều đó. Thông tin sai lệch phổ biến đến mức tiểu thuyết gia Doug Adams đã từng phản đối rằng nếu chúng ta thật sự hiểu mọi thứ mà mọi người nói thì nhân loại này sẽ kết thúc.
Không đùa nữa, sự minh bạch của truyền thông là công việc chính của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, và là một trong các vấn đề khó khăn trước tiên mà họ phải nắm vững. Nếu những thông tin truyền đạt không rõ ràng, nhân viên không thể hợp tác, không được điều gì hữu ích.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 18 cách để cải thiện giao tiếp nơi công sở để bạn có thể tránh việc truyền đạt không rõ ràng và làm việc hiệu quả hơn.
Các kỹ sư vô tuyến biết rằng để có thể truyền thông tốt, máy phát phải mạnh, máy thu phải có ăng ten tốt và phải hạn chế nhiễu sóng tần số vô tuyến (RF).
Tương tự, với mọi người, người truyền đạt (nói, viết không quan trọng) nên rõ ràng, người nhận nên chú ý và hạn chế mất tập trung.
Vấn đề là quá hiếm khi cả ba điều này xảy ra cùng lúc, và do đó nhiều giao tiếp văn phòng thất bại. Tuy nhiên mọi người đều có các công cụ cần thiết để cải thiện tất cả những điều đó. Thật thú vị, khi các nhà lãnh đạo giỏi cả ba yếu tố này, nhân viên cũng có xu hướng cải thiện giao tiếp.
Dưới đây là một số mẹo để thực hành cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc của bạn:
1. Hãy là một người hạnh phúc và tử tế với mọi người
Bạn có thường xuyên muốn lắng nghe một người hay cáu kỉnh không? Có lẽ là không bao giờ. Cả người mà bạn đang nói chuyện cũng không.
Hãy vui vẻ, hỗ trợ và giúp đỡ ngay cả khi bạn không cảm thấy như vậy.
2. Hãy là người biết lắng nghe
Bạn là một người nhận và cần một ăng ten tốt. Trong thực tế, bạn có hai trong số chúng - đôi tai của bạn - nên được sử dụng gấp đôi so với máy phát của bạn - miệng của bạn.
Lắng nghe tốt bắt đầu với sự hiện diện và tham gia một cách trọn vẹn. Ít nói với người khác về mọi thứ nếu bạn không thật sự quan tâm.
3. Đừng lan truyền tin đồn
Chuyện đùa, ngoài khả năng phá hoại, là lời đồn. Nó còn là “thông tin” không cần thiết để tiến hành công việc, một sự sao lãng lớn, và lãng phí thời gian.
4. Nói bằng giọng nhỏ nhẹ
Phương tiện truyền thông xã hội đang dạy chúng ta rằng khi mọi người la hét, thì giọng nói bình tĩnh, nhỏ nhẹ sẽ được nghe nhất.
Ngay cả khi bị cám dỗ, đừng to tiếng và bạn sẽ được lắng nghe.
5. Chú ý vệ sinh cá nhân
Điều này là hiển nhiên trong thế kỷ 21. Vệ sinh là một tiền đề, một sự trợ giúp tối thiểu cho sự tương tác xã hội. Trong trường hợp không có nó, những người khácsẽ - bất kể là người nói hay người nghesẽ - có nhiều lý do để không chú ý đến.
6. Thường xuyên khen ngợi bất cứ điều gì người khác làm là đáng giá
Những người thấy không được đánh giá cao tạo nên những người lắng nghe tồi. Họ có thể thấy nó không xứng đáng với thời gian của họ, hoặc người nói không thẳng thắn.
Nhưng khi một người được coi trọng, nói một cách chắc chắn, họ sẽ lắng nghe với sự háo hức. Lời khen đích thực làm người ta lắng nghe hơn.
7. Trung thực và đạo đức
Có một lý do mọi người không thích các chính trị gia hấp dẫn, luật sư và nhân viên bán xe đã qua sử dụng. Những người này cố gắng làm hài lòng người khác bằng cách sử dụng các lời hoa mỹ không đúng sự thật.
Hãy trung thực và đạo đức và bạn sẽ có được sự tin tưởng từ người khác và mọi người sẽ nghĩ rằng bạn đáng tin cậy.
8. Không bao giờ sử dụng ngôn từ hống hách hoặc khiếm nhã
Không quan trọng bạn là một người mặt dày đến cỡ nào, hung hăng hoặc lăng mạ làm mất đi hoàn toàn sự duyên dáng của bạn.
Thanh lọc tâm trí và lời nói của bạn và bạn sẽ thấy những người xung quanh háo hức lắng nghe bạn nói hơn.
9. Có đạo đức nghề nghiệp
Không ai thông cảm cho ý kiến của những người chậm chạp.
Có trách nhiệm, làm việc chăm chỉ và hỗ trợ những đồng nghiệp cần sự giúp đỡ.
10. Đối xử công bằng với người khác
Nếu bạn không nghĩ rằng bạn sẽ có được một thoả thuận công bằng, bạn có khả năng coi nhẹ những gì người vạch kế hoạch nói cho bạn biết.
Nếu mọi người trong công ty coi bạn là người đối xử với người khác không có trách nhiệm, ai đó sẽ điều chỉnh bạn và kéo ăng ten của họ xuống. Nhưng khi họ biết bạn đối xử với họ bằng chính danh dự mà bạn đối xử với người khác, thì họ muốn nghe những điều bạn nói.
11. Giữ cho nơi làm việc của bạn gọn gàng và ngăn nắp
Đối tác của tôi, Warren Muller, không ngăn nắp. Nhưng anh ta là một thiên tài, và đáng để lắng nghe mặc dù văn phòng anh ta luôn bừa bộn. Trừ khi bạn là một thiên tài, bạn sẽ khám phá ra rằng mọi người lắng nghe bạn tốt hơn khi họ nhận thấy bạn ngăn nắp.
12. Bình tĩnh khi gặp căng thẳng
Đây là một trong những chiến thuật khó nhất để thành thạo, nhưng nó rất đáng giá.
Tất cả chúng ta đều ngạc nhiên trước các sĩ quan cảnh sát, bác sĩ phẫu thuật và những người tương tự có thể giữ bình tĩnh trong các tình huống sinh tử. Và nếu có sự liên quan, chúng ta lập tức làm theo mệnh lệnh của họ.
Khi bạn giữ được sự bình tĩnh, những người khác cũng sẽ như vậy.
13. Hãy thân thiện và lịch sự
Hãy thử thí nghiệm này:
Lần tới khi bạn nói chuyện điện thoại với một đại diện hỗ trợ khách hàng có vẻ mệt mỏi, hãy vui vẻ, thân thiện và lịch sự nhất có thể. Bạn có thể nghe thấy giọng nói của họ thay đổi như họ vui vì sự hợp tác của bạn.
Bây giờ, hãy tưởng tượng nó hoạt động tốt thế nào khi bạn đối mặt với đồng nghiệp cùng phòng. Mật ngọt chết ruồi.
14. Hãy tham gia
Tham gia nghĩa là thu hút sự chú ý hoặc nỗ lực của cá nhân hoặc nhóm người nào đó. Điều này đòi hỏi phải có một chút hướng ngoại của bạn, để kết nối một cách toàn diện trong cả việc cho và nhận trong giao tiếp. Khi bạn làm như vậy, bạn có được sự chú ý của họ.
Nếu bạn chưa hoàn toàn sẵn sàng tham gia, hãy đợi trước khi bắt đầu một cuộc giao tiếp quan trọng.
15. Đừng lãng phí thời gian
Tất cả chúng ta đều được sinh ra với một khoảng thời gian hữu hạn. Vì vậy chẳng có gì lạ khi con người không thích lãng phí thời gian của họ (đó là lý do tại sao nhiều cuộc họp văn phòng không thú vị).
Biết những gì bạn cần nói hoặc cần học hỏi, nắm lấy điểm chính và rời đi để người khác không thấy cuộc thảo luận là phí thời gian của họ.
16. Nói chậm và không dùng những từ phức tạp
Nói nhanh hoặc làm cho bạn có vẻ giống gà mái hoặc làm cho ý nghĩa bạn muốn nói bị mất. Sử dụng ngôn ngữ hoặc biệt ngữ phức tạp không cần thiết trong cùng một lĩnh vực là lời phát biểu mang tính thể hiện.
Đừng vội vàng và đừng nói leo.
17. Quan tâm đến người khác hơn là bản thân
Thái độ của tôi “là tất cả về tôi” là một cách tệ hại để thu hút người khác, chỉ là một phần nhỏ chứ không phải là tất cả về bạn.
Quan tâm đồng nghiệp, đội, phòng ban và công ty nói chung. Đặt bạn, nhu cầu của bạn và lợi ích của bạn ra phía sau.
18. Hãy thật sự khiêm tốn và tha thứ
Nguyên tắc vàng không thể áp dụng nếu không có sự khiêm tốn và thấu hiểu. Tương tự như vậy với sự chân thành, sâu sắc và truyền đạt thông tin trọn vẹn.
Không có gì là xấu hổ khi là con người, cần cho đi càng nhiều hơn là bạn muốn nhận lại. Luôn luôn là con người và nhân văn khi giao tiếp với cấp trên, đồng đội và nhân viên của bạn.
Để có giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, nó vượt xa những gì bạn nói.
Với thái độ và suy nghĩ đúng đắn, bạn sẽ chứng tỏ các kỹ năng giao tiếp bạn cần để làm việc với sếp, đồng đội và nhân viên một cách hiệu quả
Thực hiện 18 cách trên tại nơi làm việc của bạn và bắt đầu cải thiện kỹ năng giao tiếp tại công sở!
Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com