Tôi không bao giờ tin rằng con người sinh ra đã có năng suất hoặc có tổ chức. Việc trở nên có tổ chức và làm việc hiệu quả là một sự lựa chọn.
Bạn chọn giữ đồ đạc của mình ngăn nắp hoặc bạn không. Bạn chọn tiếp tục với công việc của mình và bỏ qua những phiền nhiễu hoặc bạn không làm thế.
Nhưng một kỹ năng mà những người làm việc rất năng suất dường như không có sự lựa chọn là khả năng ngăn xếp. Và điều đó đòi hỏi kỹ năng và thực hành.
Để chia thành ngăn có nghĩa là bạn có khả năng dẹp tất cả phiền nhiễu và công việc khác ngoại trừ công việc trước mặt bạn. Không có gì vượt qua rào cản mà bạn đã tạo ra.
Trong tâm lý học, chia thành ngăn là một cơ chế bảo vệ bộ não của chúng ta sử dụng để ngăn chặn các sự kiện chấn thương. Chúng ta dừng tất cả những suy nghĩ về sự kiện đau thương. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe tâm thần nghiêm trọng như Rối loạn căng thẳng sau chấn thương (PTSD) nếu không được xử lý đúng cách.
Tuy nhiên, phương pháp chia thành ngăn có thể được sử dụng theo những cách tích cực để giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và cho phép chúng ta tập trung vào những điều quan trọng đối với chúng ta.
Robin Sharma, một huấn luyện viên lãnh đạo nổi tiếng, gọi đó là Chiến lược tập trung toàn diện. Đây là nơi anh ta dẹp hết mọi phiền nhiễu, tắt điện thoại và đến một nơi yên tĩnh, nơi không ai làm phiền anh ta và làm công việc anh ta muốn tập trung vào. Anh ta không cho phép có gì xảy ra giữa anh ta và công việc mà anh ta đang làm và tự hào về việc gần như không gì ngăn cản được điều này.
Những người khác gọi đó là tập trung toàn diện. Khi tôi muốn tập trung vào một công việc cụ thể, tôi tắt tất cả mọi thứ, bật podcast âm nhạc yêu thích của tôi Phiên bản Anjunadeep (nhạc điện tử mềm mại, chiết trung) và tập trung vào nội dung tôi dự định làm việc. Nó hiệu quả và cho phép tôi có được số lượng lớn nội dung được sản xuất mỗi tuần.
Điểm chính yếu của phương pháp chia thành ngăn là cho dù điều gì đang xảy ra trong cuộc sống của bạn - bạn có thể trải qua một thời gian khó khăn trong các mối quan hệ của mình, doanh nghiệp của bạn có thể bị phá sản hoặc bạn vừa phải chiến đấu với đồng nghiệp của mình; thì bạn có thể dẹp những thứ đó ra khỏi tâm trí và tập trung hoàn toàn vào công việc cần làm.
Tâm trí của bạn nhìn mọi thứ như những căn phòng riêng biệt với những cánh cửa có thể đóng lại, vì vậy bạn có thể bước vào một căn phòng tâm trí, đóng cửa lại và tập trung hoàn toàn vào bất cứ thứ gì bạn muốn tập trung vào. Tâm trí bạn không suy nghĩ lung tung.
Việc đạt được trạng thái này có thể tăng năng suất của bạn một cách rõ ràng. Bạn nhận được rất nhiều công việc chất lượng được hoàn thành và bạn thấy bạn có nhiều thời gian hơn để làm những việc bạn muốn làm. Đó là một kỹ năng đáng để làm chủ vì những lợi ích mà nó sẽ mang lại cho bạn.
Cách đơn giản nhất để phát triển kỹ năng này là sử dụng lịch làm việc của bạn.
Lịch làm việc của bạn là công cụ quyền năng nhất bạn có trong hộp công cụ năng suất của bạn. Nó cho phép bạn ấn định thời gian, và nó có thể giúp bạn tập trung vào công việc cần làm.
Lịch làm việc của tôi cho phép tôi ấn định thời gian để tôi có thể loại bỏ mọi thứ khác ra khỏi tâm trí và tập trung vào một thứ. Khi tôi đã sắp xếp thời gian để viết, tôi biết những gì tôi muốn viết và tôi ngồi xuống, thế là tâm trí của tôi hoàn toàn tập trung vào việc viết lách.
Không có gì ở giữa tôi, suy nghĩ của tôi và bàn phím. Tôi đang ở trong ngăn xếp để viết của mình và đó là nơi tôi muốn. Bất cứ điều gì xảy ra xung quanh tôi, chẳng hạn như một vấn đề với một sinh viên, một khó khăn với một lĩnh vực kinh doanh của tôi hoặc một cuộc tranh cãi với vợ tôi đều bị ngăn chặn.
Hãy hiểu rằng, có đôi khi bạn không thể tác động đến một vấn đề tại một thời điểm nào đó
Một trong những cách để làm điều này là hiểu rằng có những lúc bạn không thể làm gì để giải quyết một vấn đề hoặc một lĩnh vực trong cuộc sống của bạn. Ví dụ, nếu tôi có một học sinh gặp vấn đề, nếu tôi không thể giao tiếp với học sinh đó vào thời điểm cụ thể, thì tôi không thể làm gì để tác động đến vấn đề đó.
Nếu tôi có thể giúp bạn học sinh đó, tôi sẽ sắp xếp một cuộc họp với bạn ấy để giúp đỡ. Nhưng từ bây giờ cho đến khi cuộc họp theo lịch trình diễn ra, tôi không thể làm gì khác. Vì vậy, tôi dẹp nó sang một bên.
Cuộc họp được lên lịch trên lịch làm việc của tôi và tôi sẽ ở đó. Cho đến lúc đó, tôi không thể làm gì với nó.
Hãy tự hỏi mình câu hỏi "Điều gì mà tôi có thể làm ngay bây giờ?"
Đây là một cách rất hiệu quả để giúp bạn chia thành ngăn những vấn đề này.
Nếu có, thì hãy tập trung tất cả sự chú ý của bạn vào nó để loại trừ mọi thứ khác cho đến khi bạn có một giải pháp khả thi. Nếu không, thì hãy dừng nó lại, sắp xếp thời gian khi bạn có thể làm điều gì đó về nó và chuyển sang phần công việc tiếp theo bạn cần làm.
Có thể thực hiện phương pháp chia thành ngăn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn theo một cách khác. Nó làm giảm thời gian bạn dành cho việc lo lắng.
Lo lắng về một điều gì đó là một sự lãng phí năng lượng rất lớn mà không bao giờ giải quyết được bất cứ điều gì. Việc có thể bỏ qua các vấn đề bạn không thể giải quyết khiến bạn dừng việc lo lắng về mọi thứ và cho phép bạn tập trung vào những điều bạn có thể làm gì đó.
Tái cấu trúc vấn đề như một câu hỏi
Tái cấu trúc vấn đề như một câu hỏi, ví dụ như "tôi phải làm gì để giải quyết vấn đề này?" Hãy đưa tâm trí của bạn khỏi trạng thái lo lắng vào trạng thái giải pháp, nơi bạn bắt đầu tìm kiếm giải pháp.
Một trong những lý do mà cuốn sách của David Allen "Hoàn thành mọi việc không hề khó" đã tồn tại là vì nó tập trung vào bối cảnh. Đây là một hình thức của cơ chế chia thành ngăn mà bạn chỉ làm công việc bạn có thể làm trong một thời điểm.
Ví dụ, nếu công việc này cần một chiếc máy tính, thì bạn sẽ chỉ nhìn vào công việc khi bạn ở trước máy tính. Nếu bạn đang lái xe, bạn không thể làm công việc đó, vì vậy bạn sẽ không nhìn vào nó.
Chọn một điều để tập trung vào
Để trở nên tốt hơn trong việc chia thành ngăn, hãy quan sát xung quanh môi trường của bạn và tìm kiếm những nơi bạn có thể thực hiện các loại công việc cụ thể.
Dắt chó đi dạo có thể là thời gian bạn chỉ tập trung vào giải quyết các vấn đề của dự án, thời gian di chuyển khi đi làm có thể là thời gian bạn đọc và phát triển kỹ năng của mình và thời gian từ 10 giờ sáng đến 12 giờ đêm có thể là thời gian bạn dành cho điện thoại để sắp xếp các vấn đề của khách hàng.
Một khi bạn đưa ra quyết định về thời gian và nơi bạn sẽ làm các loại công việc khác nhau, hãy "ghi nhớ khôn ngoan". Lên lịch cho bản thân. Một khi nó trở thành thói quen, bạn sẽ tiếp tục sử dụng sức mạnh của kỹ năng chia thành ngăn để trở nên hiệu quả hơn.
Chia thành ngăn là một kỹ năng cho bạn thời gian để xử lý các vấn đề và làm việc để loại trừ tất cả các phiền nhiễu khác.
Điều này có nghĩa là bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn và điều này cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn với những người bạn muốn dành nhiều thời gian hơn, làm những việc bạn muốn dành nhiều thời gian hơn để làm.
Nguồn ảnh bìa: Pexels từ pexels.com