Việc vật lộn để đạt hiệu suất công việc đôi lúc khiến chúng ta thật mệt mỏi và căng thẳng. Mọi chuyện có thể tệ hơn nữa nếu chính năng suất làm việc kém khiến bạn có nguy cơ bị mất việc, điều mà chẳng ai mong muốn trên con đường nỗ lực để thành công.

Sự thật là không chỉ có mình bạn ở trong hoàn cảnh như vậy. Hầu như tất cả mọi người đều đã từng trải qua tình trạng sụt giảm hiệu suất công việc ở một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của họ, cho dù người đó mới chỉ là một tay mơ hay đã là chuyên gia trong lĩnh vực của mình.

Đừng quá lo lắng bởi vì rất may là chuyện này hoàn toàn có thể cứu vớt được.

Nâng cao hiệu suất thực chất chỉ là vấn đề của việc quản lý thời gian hiệu quả, và có thể được cải thiện chỉ với một vài thay đổi nhỏ trong công việc hàng ngày của bạn. Điều tuyệt nhất là bạn có thể bắt tay ngay vào thực hiện những điều này và cảm nhận được kết quả ngay tức khắc. 

Nếu bạn đã sẵn sàng làm chủ thời gian của mình và tăng hiệu suất lao động thì hãy cùng tiến tới luôn với 12 mẹo nhỏ sau đây:

1. Luôn giữ bên mình một cuốn sổ tay nhỏ để kiểm soát các công việc bạn cần làm

Chẳng có gì là ngạc nhiên nếu như trong cả ngày làm việc bận rộn của bạn, đôi khi bỗng dưng xuất hiện những công việc mới cần làm và thế là bạn hoàn toàn xao nhãng cũng như trì hoãn những dự án đang dang dở. Đây chính là lúc bạn cần đến một cuốn sổ kế hoạch, sổ tay cá nhân hay thậm chí một bản Word có thể giúp bạn dẹp bỏ những phiền nhiễu.

Tại sao lại cần đến một cuốn sổ ư?

Việc dành thời gian cho những nhiệm vụ mới khi đang dang dở với những công việc của riêng mình buộc bạn phải tạm hoãn lại những gì đang làm và hoàn thành những việc mới trước, rồi sau đó mới tập trung trở lại công việc dang dở trước đó. Điều này gây nên một sự lãng phí thời gian vào những việc chưa thực sự quan trọng thay vì vào những việc mà bạn cần ưu tiên. Do đó, cách làm kiểu này sẽ trì hoãn hoàn toàn bộ công việc của bạn và vô hình chung làm giảm hiệu suất làm việc.

Với một cuốn sổ kế hoạch, bất cứ khi nào một yêu cầu công việc hay nhiệm vụ mới không quá quan trọng tìm đến bạn, bạn chỉ việc ghi lại vào sổ. Cách quản lý này vừa lưu lại công việc một cách hiệu quả để xử lý về sau, vừa cho phép bạn tiếp tục với việc mình đang làm.

Sau đó, khi những việc cần ưu tiên đã được hoàn thành, bạn có thể quay lại với cuốn sổ của mình và bắt tay vào những việc khác.

Phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung vào điều gì thực sự quan trọng mà vẫn hoàn thành những nhiệm vụ bất chợt khác, từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả suốt cả ngày.

2. Không ôm đồm quá nhiều việc một lúc nếu muốn hoàn thành (Vâng, thật vậy đấy!)

Mỗi khi bắt đầu một ngày làm việc mới, chúng ta thường thấy mình đang ôm đồm nhiều việc cùng một lúc. Đôi khi bạn vừa gọi điện thoại, kiểm tra hòm thư và cùng lúc đó làm các dự án khác. Mặc dù kỹ năng linh hoạt này luôn được các sếp của chúng ta coi trọng thì thực chất nó có thể làm sụt giảm hiệu suất công việc của bạn.

Khi chúng ta "multi-task" (làm nhiều việc cùng lúc), ta thực ra chỉ đang luân phiên hoán đổi các việc cho nhau. Như vậy, số lượng việc được làm thực ra ít hơn so với làm liên tục hai công việc. Sự tập trung cũng buộc phải chia đều ra cho nhiều việc cùng một lúc, do vậy mỗi việc chỉ được chú tâm rất ít.

Chắc chắn là cách làm kiểu này sẽ giúp hoàn thành được nhiều việc trong một khoảng thời gian ngắn, tuy nhiên chất lượng hoàn thành thì chưa hẳn đã tốt. Trên thực tế, làm nhiều việc cùng một lúc làm suy giảm khả năng hoàn thành những việc quan trọng của bạn cũng như khả năng phân biệt giữa những việc cần được ưu tiên và việc gây nhiễu.^[1]

Khi chúng ta quen với việc nhanh chóng chuyển sự chú ý từ một thứ sang một thứ khác, ta để tâm vào mỗi việc một tí. Cho đến khi việc tập trung cao độ trở nên thực sự khó khăn và năng suất công việc hiển nhiên cũng chịu ảnh hưởng.

Do đó, để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của mình, hãy chắc chắn rằng bạn giải quyết những việc cần ưu tiên trước, lần lượt từng việc một. Càng tuyệt hơn nếu bạn lưu lại những việc ít quan trọng để làm sau trong cuốn sổ kế hoạch của mình.

3. Bật tính năng không làm phiền trên điện thoại di động

Cùng thành thật với nhau nào. Rất nhiều người trong số chúng ta cài đặt thông báo tin nhắn hoặc thư điện tử trên điện thoại ở chế độ rung, và rồi sau đó chỉ việc liếc nhìn màn hình mỗi khi một âm thanh "bru bru" bất kỳ vang lên.

Càng áp dụng cách làm này, rốt cuộc chúng ta lại chìm sâu vào những cuộc trả lời thư điện tử qua lại hay mạng xã hội, bỏ mặc những dự án vẫn cứ nằm đấy dang dở.

Ở phần trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu việc làm nhiều việc cùng một lúc có thể ảnh hưởng đến năng suất công việc như thế nào. Giờ là lúc ta học cách loại bỏ những yếu tố gây nhiễu một cách hiệu quả, từ đó tập trung hoàn thành từng việc một.

Tính năng "không làm phiền" dành cho các loại điện thoại di động và ứng dụng trình duyệt trên mạng thực sự là một bước tiến của thời đại số. Chúng giúp chặn lại những yếu tố gây nhiễu khi bạn làm việc, từ đó giúp ta không bị dời sự chú ý từ những việc quan trọng sang mấy cái thông báo phiền toái.

Tuy nhiên, mẹo thực sự ở đây không chỉ đơn giản là "để thiết bị ở chế độ im lặng" mà là "quen với việc thiết bị của bạn im lặng". Để làm được điều này, có lẽ bạn cần úp màn hình điện thoại xuống, đặt nó trong ngăn bàn hoặc túi xách hay đơn giản là tạm tắt màn hình máy tính trong vài giây.

Dù bạn làm cách nào cũng được, miền là nó có hiệu quả với bạn. Chỉ cần đảm bảo là bạn thực sự tuân theo nghiêm ngặt và tập trung vào việc cần làm.

Tôi đã thử đặt ra quy tắc cho phép mình kiểm tra nhanh khoảng 5 phút các thông báo sau mỗi vài tiếng đồng hồ và nhận thấy cách làm này thực sự hiệu quả, miễn là bạn tuân theo đúng thời gian quy định và nhanh chóng tập trung trở lại vào những việc cần thiết.

4. Tôn trọng thứ tự ưu tiên trong công việc

Vậy, làm sao để bạn biết được nên tập trung vào công việc nào và khi nào?

Dễ thôi: hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và không quên đi kèm thời hạn cần hoàn thành.

Chắc hẳn bạn đã nghe ở đâu đó là việc xếp thứ tự ưu tiên cho công việc rất cần thiết nếu muốn đạt hiệu suất cao. Nhưng thay vì tập trung vào việc xếp thứ tự như thế nào, chúng ta sẽ tìm hiểu khi nào thì cần hoàn thành những ưu tiên này.

Để tối đa hóa hiệu suất, hãy chia những việc cần ưu tiên của bạn thành 3 phần: việc hoàn thành vào buổi sáng, giữa ngày và vào cuối buổi chiều. Cách này cho phép bạn dành đủ thời gian để tập trung hoàn thành việc quan trọng cũng như để ra một vài khoảng ở giữa để xử lý những việc bất chợt phát sinh.

Phương pháp này thực sự nâng cao hiệu suất công việc bởi nó cho phép bạn giải quyết những việc quan trọng hơn cũng như dành thời gian cho những dự án gấp rút hay vô cùng quan trọng.

5. Lên thời gian biểu mỗi ngày để cải thiện sự tập trung

Như chúng ta đã thảo luận ở trên, dành thời gian để hoàn thành những việc quan trọng sẽ nâng cao hiệu suất chung của bạn lên rất nhiều.

Không may là, chỉ có một số ít người miễn dịch với các cuộc họp, những cuộc gọi của khách hàng, hay những sự kiện khác mà có thể khiến họ sao nhãng khỏi công việc.

Đây chính là lý do vì sao việc lên thời gian biểu lại vô cùng quan trọng. Sau đây là cách để lên thời gian biểu thật hiệu quả:

Mỗi buổi sáng, hãy chăm chút thật kỹ lịch trình làm việc trong ngày của bạn. Điền những công việc ưu tiên của bạn vào những khoảng trống trên lịch, tùy thuộc vào khoảng thời gian bạn ước tính cần để hoàn thành mỗi việc đó.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã tính toán cả lịch cho những cuộc họp mà có thể kéo bạn ra khỏi những việc cần ưu tiên, hay dành thời gian để xử lý những việc phát sinh hoàn toàn có thể kéo đến bất cứ lúc nào trong ngày.

Tiếp sau đó, hãy để cho mọi người đều biết đây sẽ là lịch trình cố định của bạn. Điều này ban đầu nghe có vẻ kỳ cục, nhưng tin tôi đi, việc trao đổi điều này chính là chìa khóa đảm bảo rằng lịch làm việc cố định của bạn sẽ không bị ai gián đoạn.

Bạn càng gắn chặt với lịch biểu này bao nhiêu (và cả đồng nghiệp của bạn cũng tôn trọng thời khóa biểu này), bạn sẽ càng làm việc hiệu quả ngày hôm đó.

6. Cho phép mình nghỉ ngơi

Có một sự thật mà bạn cần biết.

Một nghiên cứu mới đây bởi Đại học Illinois ở Urbana Champaign đã chỉ ra rằng việc tập trung nhiều giờ vào một công việc duy nhất thực chất làm giảm hiệu suất và chất lượng của công việc hoàn thành.^[2]

Họ đã phát hiện ra là càng tập trung lâu vào một thứ gì đó, ta càng bị mất động lực trong việc đặt được mục tiêu đã đề ra. Họ gọi đây là chứng "quen dần với mục tiêu".

Cách chữa chứng này là cho phép mình nghỉ ngơi thường xuyên để khả năng tập trung và nhận thức của bộ não khởi động lại khi nó bắt đầu có dấu hiệu chậm chạp.

Cách làm này giúp bạn tránh được tình trạng lờ đờ khi cố tập trung làm việc hiệu quả, từ đó làm việc thông minh, chứ không phải mất sức hơn.

Tất nhiên, khi chúng ta đang đạt trạng thái "tập trung đỉnh cao", tận dụng khoảnh khắc đó cũng vô cùng quan trọng. Nhưng một khi trí óc bạn đã bắt đầu lơ đãng đâu đó thì đã đến lúc bạn cho phép mình nghỉ ngơi.

7. Thiết lập đúng mục tiêu để đạt được thành công

Ai cũng biết là việc tự vẽ lên một bức tranh toàn cảnh về mục tiêu trong công việc giúp chúng ta giữ vững động lực trong dài hạn. Tuy nhiên một ý tưởng cũng rất hữu ích khác chính là chia "miếng bánh mục tiêu lớn" thành nhiều miếng nhỏ.

Tại sao ư? Bởi vì việc đạt được những mục tiêu nhỏ hàng ngày hoặc hàng tuần giúp dòng chảy động lực trong chúng ta được nuôi dưỡng và chảy xuyên suốt, từ đó giữ vững hiệu suất kết quả đầu ra.

Việc đặt ra những mục tiêu ngắn hạn - một phần của bức tranh mục tiêu lớn cũng giúp cho bạn tránh khỏi tình trạng quá tải hay bị nhụt chí khi nghĩ đến cái đích dường như quá xa vời hoặc quá to lớn so với vị trí mà bạn đang đứng.

Để đặt ra các mục tiêu nhỏ một cách chính xác và hiệu quả, hãy thử áp dụng phương pháp sau:

1. Dựng lên bức tranh mục tiêu lớn, càng chi tiết càng tốt.
2. Xác định rõ để đạt được mục tiêu đó bạn cần làm những gì, lần lượt từ trên xuống dưới.
3. Viết rõ những mục tiêu ở cấp độ thấp hơn theo thứ tự giảm dần, chia chúng thành mục tiêu nhỏ theo tuần hoặc thậm chí theo ngày.

Một khi bạn đã có được những mục tiêu nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn trong công việc, bạn sẽ có thêm động lực để cố gắng chinh phục những mốc nhỏ đó trước. Điều đó giúp tăng hiệu suất cũng như tinh thần làm việc của bạn một cách hữu hiệu.

8. Tự đặt ra những ranh giới và nghiêm túc tuân theo

Rất nhiều người cảm thấy khó khăn trong việc đặt ra những ranh giới bởi điều đó cũng đồng nghĩa với việc họ phải nói "Không" với mọi thứ thường xuyên hơn.

Bạn có thường xuyên từ chối những yêu cầu từ đồng nghiệp hay từ sếp của bạn không? Bạn có thường phải ở lại muộn hơn sau giờ làm hay thậm chí mang việc về nhà làm không?

Có thể bạn nghĩ rằng đem việc về nhà hoặc làm thêm giờ có thể giúp bạn làm được nhiều hơn. Nhưng thực tế không phải vậy.

Khi chúng ta biết rằng luôn luôn có một phương án khác là mang việc về nhà làm vào ban đêm, ta dễ trở nên kém năng suất suốt cả ngày hôm đó. Thế là, khi chúng ta về đến nhà, quãng thời gian quý giá đáng nhẽ phải dành để thư giãn lại được dùng để hoàn thánh nốt công việc dang dở của ban ngày hoặc chơi trò "đuổi bắt".

Việc bạn biết chắc rằng bạn có một quỹ thời gian cố định để hoàn thành mọi việc khiến cho việc có măt tại chỗ làm trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu bạn biết rõ mình sẽ bị cắt đứt hoàn toàn với công việc một khi rời khỏi văn phòng, mỗi phút giây bạn sử dụng cho công việc bỗng nhiên trở nên quý giá hơn, và bạn có động lực hơn để làm việc thật hiệu quả suốt cả ngày hôm đó để có thể tự tin tắt máy tính ra về khi giờ làm việc kết thúc. 

Tất nhiên có những lúc một vài thời hạn công việc buộc phải hoàn thành bủa vây bạn, khi ấy thi thoảng vẫn có những buổi tối hay ngày nghỉ cuối tuần được dành để làm việc.

Tuy nhiên, bạn càng đặt ra những ranh giới và tuân theo chúng bất cứ khi nào có thể, hiệu suất công việc cũng như giá trị bản thân của bạn cũng càng cao hơn.

9. Quy trình hóa mỗi công việc của bạn

Một trong những mẹo dễ nhất mà bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu suất công việc của bạn được tóm gọn trong một từ duy nhất: tinh giản.

Hầu hết chúng ta đều có những công việc lặp đi lặp lại mà chúng ta phải làm mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày. Nhưng rất nhiều người trong chúng ta lại tiếp cận mọi việc từ đầu cứ mỗi lần chúng xuất hiện.

Tạo nên một quy trình làm việc cố định cho những kiểu công việc như thế không những giúp việc hoàn thành chúng trở nên dễ dàng hơn mà còn hiệu quả hơn. Việc tạo dựng các quy trình làm việc bao gồm cả dựng lên những bản mẫu, ví dụ như khuôn mẫu thư điện tử, giúp ta làm việc thậm chí còn nhanh chóng hơn nữa. 

Toàn bộ những việc này được gọi là tinh giản trong cách hành động. Ta càng tinh giản những công việc cần làm bao nhiêu, khối lượng việc ta hoàn thành càng nhiều và dễ dàng bấy nhiêu. 

Lạc quan hơn nữa, những quy trình làm việc đơn giản mà bạn đã dựng lên có thể giúp ích những đồng nghiệp của bạn, hay biết đâu phòng ban hay cả công ty của bạn ấy chứ!

10. Dành thêm thời gian với đồng nghiệp để thắt chặt mối quan hệ

Hẳn nhiên, việc dạo chơi loanh quanh hay tán gẫu với đồng nghiệp ngay trong giờ làm nghe có vẻ không phải cách tăng hiệu suất, nhưng phần nào nó cũng có ý nghĩa tích cực.

Tìm hiểu thêm về đồng nghiệp cũng như giao tiếp với họ với thái độ thoải mái có thể giúp bạn dễ dàng kết nối và làm thân hơn cùng đồng nghiệp của mình. Mối quan hệ gắn bó với đồng nghiệp giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, và ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả làm việc chung của cả văn phòng.^[3]

Vì thế đừng ngại ngần làm quen, nói chuyện và tán gẫu nhiều hơn với đồng nghiệp của mình mỗi khi giờ giải lao đến. Rất có thể những cuộc tán chuyện ấy chính là những gì cả đội đang cần để có một ngày làm việc hiệu quả hơn.

11. Hỏi ý kiến đóng góp

Một trong những nhân tố khiến cho hiệu suất công việc của bạn ngày một đi xuống chính là sự thiếu trao đổi lẫn nhau.

Bên cạnh nhấn mạnh việc giao tiếp có thể cải thiện mối quan hệ trong công việc với các đồng nghiệp của bạn, cũng ko thể phủ nhận việc chính những ý kiến đóng góp từ những người đồng nghiệp góp phần nâng cao chất lượng công việc hoàn thành.

Chỉ cần nhờ mọi người cho ý kiến góp ý hay có mặt trong buổi đánh giá công việc của bạn, cũng có thể cho bạn một cái nhìn chi tiết về việc bạn đang ở vị trí nào so với mức độ thể hiện và mục tiêu công việc.

Nói cho cùng thì làm việc hiệu quả để làm gì khi mà bạn đang đi chệch hướng hoặc dành sự tập trung vào sai lĩnh vực chứ?

Những ý kiến đóng góp thẳng thắn có thể đưa bạn về đúng lộ trình cần đi hoặc tuân theo những điều cần thiết để giúp chính bạn hoặc công ty đi đến thành công.

Lưu ý:

Mặc dù những đánh giá chỉ trích mang tính xây dựng từ sếp của bạn là rất quan trọng, thì những ý kiến từ đồng nghiệp cũng có ích không kém trong việc giao tiếp và làm việc nhóm hòa hợp hơn.

12. Tìm ra ý nghĩa thật sự trong công việc hàng ngày của bạn

Mẹo nhỏ cuối cùng tôi muốn đề cập đến để tăng hiệu suất tại nơi làm việc không chỉ quan trọng với chất lượng công việc, mà còn với chất lượng cuộc sống của chính bản thân bạn. Đó là việc phải tìm ra được ý nghĩa thật sự trong mỗi việc bạn làm.

Khi chúng ta làm công việc khiến mình cảm thấy thật sự ý nghĩa, chúng ta chắc chắn sẽ thấy hứng thú và mong muốn hoàn thành công việc nhiều hơn, dẫn đến tăng hiệu suất gấp nhiều lần.

Điều này sẽ dễ dàng hơn khi bạn làm việc cho một tổ chức phi lợi nhuận với ý nghĩa phục vụ cộng đồng. Vậy nếu bạn đang làm một công việc bàn giấy điển hình trong một công ty lớn thì sao?

Cảm giác hứng khởi trong công việc ở mỗi con người không giống nhau, nhưng hãy bắt đầu từng bước nhỏ ví như tập cho mình thái độ trân trọng với công việc hay dựng lên một "tuyên ngôn về sứ mệnh của bản thân". Những cách này có thể giúp bạn nhanh chóng tìm thấy cảm hứng trong công việc, từ đó thúc đẩy năng suất làm việc trong tích tắc. 

Đây chính là trọn bộ bí kíp dành cho bạn

Với những chỉ dẫn cụ thể từ cách thôi ôm đồm quá nhiều việc một lúc cho đến làm sao để tìm ra ý nghĩa trong công việc, giờ đây bạn đã có trong tay những bí kíp để cải thiện hiệu suất làm việc của mình và hoàn thành nhiều việc hơn rồi!

Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com

Tài liệu tham khảo