Khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn có thể thấy thoải mái với những công việc được sinh ra để lấp đầy thời gian. Công việc đến với bạn một cách vô lý, nhưng bạn vẫn làm. Bạn giải quyết mọi thứ được giao và hoàn thành trước thời hạn (deadline).

Bạn có vẻ thành công vì bạn giao việc đúng thời hạn. Vấn đề là, bạn không biết cách lên kế hoạch hiệu quả cho một ngày làm việc.

Hầu hết mọi người sống chết vì deadlines

Thời gian là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi bạn đang hoàn thành nhiệm vụ nào đó. Nhiều người trong chúng ta chạy theo deadlines hay làm các việc dễ nhất trước để cảm thấy mình hoàn thành nhiệm vụ. Đôi khi, ta mất quá nhiều thời gian cho một số việc, để rồi phải chật vật làm tất cả những thứ còn lại. 

Bạn có thể có 10 tiếng làm việc một ngày, và bạn cần phải giải quyết nhiều việc nhất có thể trong khoảng thời gian đó. Rất dễ để dành cả ngày trời làm việc và hoàn thành được rất ít.

Bạn phải xác định trước đâu là các ưu tiên. Nếu bạn chỉ quan tâm làm cho đủ thời gian và chạy kịp deadlines, bạn có thể bỏ bê những nhiệm vụ quan trọng và có giá trị hơn.

Nhưng sống với deadlines khiến bạn gặp rắc rối

Con người dở tệ trong việc ước lượng thời gian cần để hoàn thành các dự án. Việc dự đoán còn khó khăn hơn khi ta đang phát triển một thứ mới. Chúng ta không phải những cái máy, và công suất của ta không tuân theo các thuật toán rõ ràng. Khi ta ước lượng thời gian hoàn tất một dự án, ta không lường trước được phần việc không liên quan đến dự án mà có thể cản trở tiến độ. Emails, họp hành, và ràng buộc với các thành viên trong nhóm bất ngờ xảy đến vào phút cuối và làm tốn thời gian.

Ta thường gán ngày tháng với những cảm xúc nhất định. Ví dụ, bạn có thấy mình năng suất vào chiều thứ Sáu như vào thứ Ba không? Ước lượng về thời gian hoàn thành công việc không bao gồm ảnh hưởng của cảm xúc lên công việc của bạn.

Ngoài ra, với cùng một nhiệm vụ, các đội ngũ khác nhau sẽ hoàn thành nó trong một khung thời gian có chút ít chênh lệch. Tốc độ xử lý công việc của họ, tính theo điểm, sẽ thay đổi dựa theo khung thời gian của họ. Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc một cách võ đoán khiến bạn không thể dùng tốc độ như một lợi thế trong tính hiệu quả của nhóm bạn, trừ khi nhóm bạn làm việc tốt hơn các đối thủ một cách rõ rệt.

Cách để dự đoán chuẩn hơn

Thay vì dựa vào deadlines và ngày tháng để có năng suất cao, bạn có thể dùng một phương pháp khách quan hơn. Kỹ thuật quản lý có tên scrum có thể giúp bạn đạt được điều này. Trong cuốn Scrum: Nghệ Thuật Làm Việc Gấp Đôi Trong Một Nửa Thời Gian, kỹ thuật Scrum cho phép bạn đưa ra các ước lượng tốt hơn để lập kế hoạch bằng cách sử dụng hệ thống điểm thay vì các đơn vị thời gian.

Khi bạn đang tìm cách giải quyết các vấn đề phức tạp, thông thường sẽ có nhiều nhóm tham gia. Bạn không thể đoán sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án một mình hay truyền đạt nhu cầu của nhóm mình tới các nhóm khác. Vai trò của bạn trong dự án có thể không đòi hỏi nhiều sức lực, nhưng phần của nhóm khác thì cần tương đối công sức từ phía họ. Bạn cần phản hồi của tất cả các nhóm tham gia để có thể ước lượng một cách hợp lý.

Sử dụng số điểm (story points)

Những nhóm làm việc hiệu quả nhất đã chuyển từ đặt deadline sang sử dụng một phương pháp ước lượng thời gian hoàn thành nhiệm vụ gọi là Scrum hay ước tính linh hoạt. Họ dùng số điểm (công sức mà các nhóm phải bỏ ra) để hiểu mức độ khó khăn tương đối của mỗi nhiệm vụ.^[1]

Người làm đánh giá độ khó bằng cách sử dụng các con số trong dãy Fibonacci (0, 0.5, 1, 2, 3, 4, 5, 8, 13, 20). Sự trừu tượng hoá này dẫn các nhóm tới chỗ phải đưa ra những quyết định khó khăn để đánh giá độ khó công việc.

Họ gán giá trị số học cho phần việc tương ứng của họ, và chơi một trò gọi là “lập kế hoạch poker" (planning poker). Trong trò này, mỗi người giữ một số mà họ nghĩ rằng đại diện cho mức độ khó của dự án.

Đảm bảo mọi người thống nhất quan điểm

Khi tất cả các bên đã đồng ý về con số trong planning poker, họ biết là họ đã thống nhất về thời gian biểu của dự án. Nếu các con số khác nhau, cả nhóm cần thảo luận cách mỗi người đã đưa ra con số của mình.

Đôi khi, chúng ta không biết được các nhóm kia đang gặp trở ngại gì. Phương pháp này mở ra một cuộc đối thoại về những gì cần để thực hiện dự án. Những quan điểm khác nhau về độ khó của dự án giúp ta biết được mọi người có ở trên cùng một cán cân hay không.

Đừng phức tạp hoá thang điểm

Tốt nhất là giới hạn ở nhiều nhất 20 số điểm nếu bạn không muốn làm dự án rắc rối hơn. Bất kỳ số nào lớn hơn cần được chia ra thành các bước nhỏ và dễ đạt được hơn. Việc chia nhỏ nhiệm vụ giúp cho không ai phải gánh phần việc quá tải.

Kinh nghiệm là 20/20

Khi bạn đang cố gắng đưa ra dự đoán chuẩn về thời gian cần cho một dự án, đừng quên dựa vào kinh nghiệm của bạn. Nếu bạn đã từng làm công việc tương tự, hãy xem xét thời gian bạn đã cần để hoàn thành và những cạm bẫy bạn đã vấp phải. Đánh giá số điểm của những khía cạnh đó.

Càng dựa vào nhiều dữ liệu, bạn càng dự đoán chuẩn hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cải thiện các phương pháp trước để có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Đừng làm nô lệ cho deadline

Thiết lập deadline dựa trên ước lượng của bạn về thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ khiến bạn làm việc lộn xộn hoặc nộp công việc không đạt tiêu chuẩn. Không có lý do gì để làm việc nhiều hơn khi bạn có thể làm việc thông minh hơn.

Bằng việc tiếp cận công việc dựa trên hệ thống số điểm trừu tượng thay vì thời gian, bạn có thể truyền đạt nhu cầu và hiểu được nhu cầu của người khác một cách rõ ràng hơn. Bạn sẽ biết khi nào bạn cần chia nhỏ công việc thành, và bạn có thể nhớ lại kinh nghiệm trước đây với những dự án tương tự một cách hiệu quả hơn.

Để học cách lập kế hoạch hiệu quả hơn cho dự án tiếp theo của bạn, hãy đọc Scrum: Nghệ Thuật Làm Việc Gấp Đôi Trong Một Nửa Thời Gian.

Tài liệu tham khảo