Nhân viên lãng phí khoảng 60 giờ mỗi tháng - hay xấp xỉ 759 giờ mỗi năm - cho những thứ khiến họ sao lãng tại nơi làm việc như tán ngẫu với đồng nghiệp khi tới văn phòng, gọi những cuốc điện thoại không cần thiết, tin nhắn nhanh và những thông báo email có thể không cần phải trả lời v.v.^[1] Điều kiện mặc định của chúng ta theo bản năng con người là thường phản ứng với "đẩy", tức là chấp nhận việc khiến họ bị sao lãng mà không hề nhận ra việc mà mình đang làm.^[2]

Kiểm tra email khi nó tới hay biến một cuộc trò chuyện năm phút với một đồng nghiệp nhiều chuyện, thành một việc dài 35 phút là những điều làm bạn sao lãng một cách rõ ràng. Ngoài ra còn có những thứ khiến bạn sao lãng tiềm ẩn trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta như là: đột nhiên nhìn ra ngoài cửa sổ, lơ đãng kiểm tra Facebook, mua sắm trực tuyến và nhìn chằm chằm vào máy tính nhưng không làm gì cả. Chúng ta thường khó có thể theo đuổi sự thỏa mãn tức thì và đồng thời thiếu động lực để duy trì sự tập trung.

Những thứ sao lãng khiến ta bận rộn nhưng không hiệu quả

Kết quả cuối cùng của tất cả những điều khiến ta sao lãng này là một trong những thách thức lớn về năng suất trong thời đại chúng ta: sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm "bận rộn" và "năng suất". Những từ ngữ đó không có nghĩa giống nhau. Đó là một lời nói dối thô thiển. Khi liên tục bị mất tập trung, bạn chỉ lặp đi lặp lại công việc giúp bạn vận hành một nhiệm vụ mà thôi.

Đây là điều mà nhiều công nhân thực sự không thể nhận ra trong công việc họ làm suốt một năm. Họ trông có vẻ bận rộn nhưng không thực sự đạt được bất cứ điều gì. Bạn đến nơi làm việc và bắt đầu kiểm tra email. Bạn trả lời. Điều tiếp theo như bạn biết, là tới 12 giờ trưa - lại ăn trưa - và tất cả những gì bạn đã làm là trả lời xong mọi email. Vào buổi chiều, bạn cập nhật tài liệu. Khi đứng dậy ra về, thực sự bạn chưa làm bất cứ điều gì lớn lao. Cả ngày của bạn chỉ toàn các công việc nông cạn. Bạn thậm chí không nhận ra điều đó bởi vì bạn đã hoàn thành một số việc. Trên thực tế, cứ mỗi 10 phút trong một ngày, nhân viên dành 7,5 phút cho các việc có giá trị thấp này. ^{[3]​​​​​​​}

Một số người gọi đây là "những chiếc hộp kiểm tra" nhưng còn có một thuật ngữ khác cho nó là "công việc nông cạn". Đây là thuật ngữ của tác giả đồng giáo sư trường đại học Georgetown là Cal Newport đề cập trong cuốn sách Công Việc Sâu Sắc. Trong công việc nông cạn, bởi vì nó hướng đến nhiệm vụ và thường ngay lập tức (dập tắt đám cháy), không có cải tiến thực sự nào được thực hiện và không có mục tiêu hay đột phá lớn nào có thể thực sự đạt được. Hãy tưởng tượng việc trả lời email và định dạng tài liệu cho cả năm dương lịch, bạn sẽ không cảm thấy thỏa mãn.

Dành lại sự kiểm soát đối với những thứ khiến bạn sao lãng

1. Ngăn chặn những thứ gây sao lãng không thể kiểm soát

Có thể thực hiện việc này với tính năng "đặt mốc thời gian" mà một số người cũng gọi là "thời gian làm việc không bị gián đoạn.​​​​​​^"[4] Người sáng lập Basecamp, Jason Fried đã gọi bốn giờ làm việc không bị gián đoạn là "món quà tuyệt vời nhất mà ai cũng có thể tặng cho chính bản thân mình".^[5]

Để thực hiện điều này, chỉ cần đặt mốc thời gian trên quyển lịch văn phòng của riêng bạn - có thể bạn sẽ mất vài giờ vào buổi sáng thứ Hai để thiết lập giai điệu cho cả tuần, một vài giờ vào ngày thứ Tư để tập trung vào các dự án dài hạn và vài giờ vào thứ Sáu để lên kế hoạch cho tuần tới. Mọi người sẽ thường thấy thời gian biểu của bạn, cho rằng bạn đang ở trong một cuộc họp khác và không cố gắng tiếp cận bạn trong các khoảng thời gian đó trừ khi khẩn cấp. Nếu có thể thành công đặt mốc thời gian một vài giờ trong một vài lần mỗi tuần, cuối cùng bạn có thể lấy lại 150 giờ/tháng năng suất.^{[6]​​​​​​​}

Hãy là CEO quản lý thời gian của riêng bạn. Bạn không thể luôn sẵn sàng cho mọi người vào lúc đó bởi vì bạn sẽ phải chạy lòng vòng trong các dự án khác nhau và bị quá sức.

2. Theo dõi cách làm việc của bạn

Khi kiểm soát thời gian của mình tốt hơn, bạn cần tìm cách giảm bớt những điều gây sao lãng bên trong. Một cách tiếp cận là lập bảng điểm. Theo dõi thời gian của mình và xem xét xem bạn mất bao nhiêu thời gian cho các dự án nông cạn và bao nhiêu thời gian cho công việc chiến lược mà có độ sâu sắc hơn.

Nếu bạn làm việc khoảng 50 giờ/tuần và thấy rằng mình chỉ sử dụng 2 giờ một cách có chiến lược thì bảng điểm sẽ cho bạn biết rằng cần thiết phải có sự thay đổi. Không, bạn sẽ không bao giờ loại bỏ hoàn toàn công việc nông cạn. Một số điều chỉ cần được hoàn thành. Nhưng bạn cần có một sự cân bằng dựa trên công việc có mức độ chuyên sâu hơn.

3. Tận dụng những chiến thắng nhỏ để duy trì động lực

Bộ não của bạn cần phải giành chiến thắng. Và nó cần phải giành chiến thắng thường xuyên. Khi bạn không cảm thấy hào hứng với những gì mình làm, tâm trí của bạn sẽ không còn sự tập trung. Cuốn sách, Nguyên Tắc Tiến Bộ: Tận Dụng Những Chiến Thắng Nhỏ để Đốt Cháy Niềm Vui, Sự Gắn Kết và Sáng Tạo trong Công Việc cho biết rằng việc theo dõi và ghi nhận những nỗ lực đạt được thành quả nhỏ hàng ngày có thể giúp tăng động lực và cảm xúc tích cực cho người lao động. Bất kỳ thành tựu nào, dù nhỏ đến đâu, đều kích hoạt mạch não chúng ta. Khi bạn cảm thấy rằng những gì mình làm có giá trị, bạn sẽ không để động lực của mình mất đi một cách dễ dàng.

Giữ tập trung trong một thế giới bị phân tâm

Thế giới ngay lúc này đây, là một nơi khiến ta cực kỳ mất đi sự tập trung. Trong một phút nhất định, có 236.000 trạng thái và 136.000 bức ảnh được đăng lên trên Facebook.^[7] Số lượng những thứ khiến ta bị phân tâm hiện ra trước mắt chúng ta là rất lớn và có lẽ ngày một tăng lên. Do những khoảng thời gian chú tâm bị giảm, chúng ta chỉ tập trung khoảng sáu giờ mỗi tuần.^[8] Mức đó ít hơn bất cứ thời điểm nào trong lịch sử loài người mà chúng ta đã nghiên cứu.

Nếu bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn và tập trung vào các ưu tiên đúng đắn thì đó là một lợi thế cạnh tranh cho sự nghiệp và phát triển cá nhân của bạn. Rất khó để thăng tiến một cách chuyên nghiệp nếu bạn được xem là một công nhân bình bình- một người chỉ biết trả lời email và cập nhật bảng tính. Đó là những chiếc bánh răng trong máy. Khi cần thiết, không ai nghĩ về chúng là không thể thay thế. Bằng cách loại bỏ những thứ gây xao nhãng, tăng chất lượng công việc, động lực cá nhân, sự tập trung và các khía cạnh nghề nghiệp của bạn. Bạn sẽ hướng tới việc thực hiện những công việc có ý nghĩa hơn, mang tính chiến lược và thiết yếu hơn cho sự phát triển trong tương lai của công ty.

Nếu bạn thấy những lợi ích của việc chuyển đổi từ công việc nông cạn, lặp đi lặp lại, chăm chăm vào nhiệm vụ, sang một công việc tập trung hơn trong sự nghiệp, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chuyển từ công việc nông cạn sang công việc chuyên sâu trong bài viết tiếp theo của mình. Hãy trở lại vì điều đó.

Nguồn ảnh bìa: Jeannie Phan từ jeanniephan.com

Tài liệu tham khảo